Aide de Filarr

Gérer son activité d'indépendant

Organisez clients, contrats et factures comme Alex Morgan : un dossier par client, des contrats sous clé, les impayés en une liste, les tâches sur une page.

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Alex Morgan est designer indépendante. Elle travaille pour deux clients, Lumen Health et Northwind Coffee, signe un contrat avant chaque mission et envoie des factures tous les mois. Tout cela vit dans Filarr : un dossier par client, les contrats derrière un mot de passe, les factures impayées réunies dans une liste, et une note par client qui relie les fichiers aux prochaines étapes.

Ce tutoriel construit le même système avec vous. À la fin, vous avez vos dossiers clients, une liste des factures impayées qui se tient à jour toute seule, un rappel pour relancer un retard de paiement, et les tâches de la semaine sur une seule page.

Avant de commencer

  • Durée : environ 30 minutes.
  • Filarr configuré, sur votre ordinateur ou dans votre navigateur. Un profil local suffit. Voir Installer Filarr et Premier lancement.
  • Des fichiers. Prenez les vôtres, ou téléchargez ceux d'Alex depuis Essayer Filarr avec des données d'exemple : 36 fichiers, dont des contrats, des factures et des documents clients. Décompressez d'abord le fichier sur votre ordinateur.

Étape 1 : créer un dossier par client

  1. Sur l'accueil, cliquez sur Nouveau dossier. Si le bouton affiche Nouveau, cliquez dessus, puis choisissez Nouveau dossier.
  2. Créez Clients, Contrats et Factures & Devis, s'ils n'existent pas déjà.
  3. Ouvrez Clients, cliquez sur Nouveau dossier, et créez un sous-dossier par client : Lumen Health, puis Northwind Coffee.

Pour distinguer les dossiers d'un coup d'œil, faites un clic droit sur l'un d'eux et choisissez Couleur & icône. Voir Organiser en dossiers.

Étape 2 : faire entrer les fichiers

  1. Ouvrez un dossier, par exemple Clients, et cliquez sur Importer des fichiers.
  2. Sélectionnez les fichiers sur votre ordinateur et validez.
  3. Faites glisser chaque fichier sur le sous-dossier de son client.

Faites de même pour Contrats et Factures & Devis. Vous pouvez aussi faire glisser des fichiers depuis votre ordinateur dans le dossier ouvert, jusqu'à 25 à la fois, mais pas un dossier entier. Voir Ajouter des fichiers.

Étape 3 : mettre les contrats sous clé

Les contrats contiennent des signatures, des tarifs et des coordonnées bancaires. Un mot de passe sur le dossier le garde fermé même quand Filarr est ouvert sur votre écran.

  1. Faites un clic droit sur Contrats, puis choisissez Protéger par mot de passe.
  2. Tapez le mot de passe deux fois, et un Indice (optionnel) si vous le souhaitez.
  3. Laissez Appliquer à tous les éléments du dossier coché, et cliquez sur Protéger le dossier.

Filarr demande désormais ce mot de passe avant d'ouvrir le dossier. Il ne vaut que sur cet appareil, et personne ne peut le retrouver pour vous : choisissez-en un dont vous vous souviendrez. Voir Protéger un fichier ou un dossier par mot de passe.

Étape 4 : étiqueter les factures

Une étiquette dit où en est une facture, quel que soit le dossier où elle se trouve.

  1. Dans Factures & Devis, cliquez sur une facture impayée pour ouvrir son panneau Détails.
  2. Sous Tags, cliquez sur Ajouter un tag…, tapez Impayée, puis appuyez sur Entrée.
  3. Sur la facture impayée suivante, tapez les premières lettres et cliquez sur Impayée dans la liste. Ici, Entrée créerait une nouvelle étiquette.
  4. Étiquetez de la même façon les factures déjà envoyées avec une étiquette Envoyée.

Une pastille par étiquette apparaît en haut du dossier, avec le nombre de fichiers. Cliquez sur l'une d'elles pour ne voir que ces fichiers.

Voir Étiquettes, favoris et fichiers récents.

Étape 5 : réunir toutes les factures impayées

Une collection intelligente liste les fichiers qui répondent à une règle, où qu'ils soient, et tient la liste à jour.

  1. Dans la barre latérale, cliquez sur Collections, puis sur Collection intelligente.
  2. Nommez-la Factures impayées.
  3. Dans la ligne de règle, choisissez Tags, puis a au moins un, puis tapez Impayée.
  4. Cliquez sur Créer.

Quand un client paie, retirez l'étiquette Impayée de la facture : elle quitte la collection d'elle-même, et le fichier reste à sa place. Voir Collections et collections intelligentes.

Étape 6 : prévoir un rappel pour relancer

  1. Faites un clic droit sur une facture impayée et choisissez Ajouter un rappel.
  2. Écrivez le Message du rappel, par exemple « Relancer Lumen si toujours impayé ».
  3. Choisissez Dans une semaine, une heure, et la priorité Haute.
  4. Cliquez sur Ajouter un rappel.

Le jour venu, l'application de bureau affiche une notification, même fenêtre fermée, tant que Filarr tourne dans la zone de notification. La page Rappels de la barre latérale les liste tous. Voir Rappels et chronologie.

Étape 7 : écrire une note par client

La note garde ce que les fichiers ne disent pas : qui appeler, ce qui a été décidé, ce qui vient ensuite.

  1. Ouvrez le dossier Lumen Health et cliquez sur Nouvelle note, puis sur Commencer avec une note vierge. La note est rattachée au dossier et s'y affiche comme une carte.
  2. Tapez le titre, Lumen Health, puis le nom de vos interlocuteurs et l'état du projet.
  3. Tapez [[ et les premières lettres d'un fichier, par exemple « Lumen - disc », puis appuyez sur Entrée. La note fait maintenant un lien vers ce fichier : un clic sur le lien l'ouvre.
  4. Écrivez les prochaines étapes sous forme de tâches : tapez [ ] et une espace en début de ligne, puis la tâche.
  5. Survolez une tâche, cliquez sur + Échéance, et choisissez un jour. Ajoutez un rappel dans la même fenêtre si vous voulez être prévenu : une échéance seule ne prévient jamais.

Si vous avez importé les notes d'Alex, la note Lumen Health existe déjà : sautez les deux premières étapes, ouvrez-la, et choisissez le dossier dans la liste Dossier de l'onglet Infos de l'inspecteur. Voir Relier vos notes et Les tâches.

Étape 8 : voir la semaine sur une page

Cliquez sur Tâches dans la barre latérale. La page rassemble les tâches de toutes vos notes. L'onglet Aujourd'hui les range par date : en retard, aujourd'hui, demain, les jours suivants.

Pour ajouter une tâche sans ouvrir de note, cliquez sur Nouvelle tâche et écrivez-la en mots simples, par exemple Relancer Lumen vendredi 10h !haute.

Filarr lit la date, l'heure et la priorité, et range la tâche dans une note nommée À faire, ou dans la note que vous choisissez à droite. Avec l'interface en français, écrivez la tâche en français. Voir La page Tâches.

Votre Filarr fonctionne maintenant comme celui d'Alex : un dossier par client, les contrats sous clé, la liste de ce qu'on vous doit toujours à jour, et le travail de la semaine sur une page.

Et ensuite ?