Les bases de données dans vos notes

Une base de données est un tableau qui vit dans une note. Chaque colonne a un type (texte, nombre, date, choix, relation et d'autres), ce qui permet à Filarr de l'afficher, de la trier et de la compter. Servez-vous-en pour suivre vos lectures, vos clients, vos factures ou les tâches d'un projet.

La base est enregistrée dans sa note : elle est chiffrée et synchronisée avec elle, comme le reste de la note.

Créer une base

1. Dans une note, tapez /base.
2. Choisissez Base de données et appuyez sur Entrée.

Filarr insère Base sans titre avec deux colonnes, Nom et Statut, et trois lignes vides. Statut propose À faire, En cours et Fait, et chaque nouvelle ligne démarre sur À faire.

3. Cliquez sur Base sans titre, tapez un titre, puis appuyez sur Entrée.

Le même menu propose Base · Kanban, Base · Calendrier et Base · Galerie : la nouvelle base s'ouvre alors sur cet affichage.

Sous l'en-tête d'une base neuve, une barre Commencer depuis propose de la remplir depuis une note, un texte collé, un fichier CSV ou l'un des Modèles. Cliquez sur Commencer vide pour la masquer. Plus tard, Importer, dans l'en-tête, propose les mêmes choix, sauf les modèles.

Le bouton ⋯ de l'en-tête (Réglages de la base) réunit deux autres réglages. Rattacher à un dossier du coffre… transforme la base en liste de fichiers : voir Transformer un dossier en base. Source de l'éclair remplit des lignes depuis un catalogue de livres, d'animes, de séries ou de films : voir Remplir les lignes automatiquement. Les vues, filtres et tris sont expliqués dans Vues, filtres et tris.

Ajouter des lignes et remplir les cellules

• Cliquez sur Nouvelle ligne, en haut à droite ou en bas du tableau.
• Cliquez sur une cellule pour saisir ou choisir une valeur : une date ouvre un calendrier, une colonne Sélection ouvre sa liste d'options, une colonne Évaluation se remplit en cliquant sur ses étoiles, une Case à cocher se coche d'un clic.
• Passez d'une cellule à l'autre avec les flèches du clavier.
• Pour réordonner les lignes, glissez la poignée qui remplace le numéro de ligne au survol. Tant qu'un tri est actif, les lignes suivent le tri et ne se déplacent pas à la main.

Le tableau affiche les 100 premières lignes. Un bouton Afficher … de plus, en bas, charge les suivantes.

Ajouter et régler des colonnes

1. Cliquez sur + au bout de la ligne d'en-tête. Une nouvelle colonne apparaît, nommée « Colonne 3 » par exemple, de type Texte, et ses réglages s'ouvrent.
2. Tapez son nom.
3. Choisissez son type dans la grille.

Cliquez à tout moment sur l'en-tête d'une colonne pour ouvrir son menu :

• Type change le type. Filarr garde les valeurs déjà saisies, même si le nouveau type ne peut pas toutes les afficher.
• Modifier la propriété ouvre tous les réglages : options d'un choix, cible d'une relation, formule.
• Filtrer sur cette colonne, Trier par ordre croissant, Trier par ordre décroissant, Calculer : voir Vues, filtres et tris.
• Grouper par cette colonne, sur une colonne Sélection seulement, fait de la vue un kanban avec une colonne par option.
• Masquer cette colonne la cache dans cette vue, sans supprimer ses données.
• Insérer à gauche, Insérer à droite, Dupliquer la propriété, et les deux flèches pour déplacer la colonne.
• Supprimer la propriété supprime la colonne et ses valeurs dans toutes les lignes.

Pour élargir une colonne, glissez le bord droit de son en-tête. Double-cliquez sur ce bord pour ajuster la colonne à son contenu.

Les 19 types de colonnes

Type	Ce qu'il contient
Texte	Du texte libre. La première colonne Texte donne son titre à chaque ligne.
Nombre	Un nombre, que le pied de colonne peut additionner ou moyenner. Dans Modifier la propriété, Format l'affiche en euros, en dollars, en livres sterling ou en pourcentage.
Sélection	Une option parmi une liste que vous définissez, chacune avec sa couleur.
Sélection multiple	Plusieurs options de la liste.
Case à cocher	Cochée ou non.
Date	Un jour, choisi dans un calendrier ou saisi.
Personne	Des noms que vous tapez, séparés par des virgules dans le tableau, ou un par un avec Entrée dans la fiche. Ce sont de simples noms : personne n'est prévenu.
URL	Une adresse web.
E-mail	Une adresse e-mail, avec Envoyer un e-mail.
Téléphone	Un numéro, avec Appeler ce numéro.
Évaluation	De 1 à 5 étoiles.
Progression	Un pourcentage de 0 à 100, affiché en barre.
Note	Un lien vers une de vos notes.
Fichier du coffre	Un lien vers un fichier de votre coffre, choisi avec Choisir un fichier.
Relation	Des liens vers les lignes d'une autre base.
Agrégat	Un calcul sur les lignes liées.
Formule	Une valeur calculée à partir des autres colonnes.
Date de création	Le moment où la ligne a été créée. Filarr la remplit.
Dernière modification	Le dernier changement de la ligne. Filarr la remplit.

La grille du menu de colonne montre 17 types. Date de création et Dernière modification se trouvent dans Modifier la propriété, puisqu'on ne les saisit jamais. Relation, Agrégat et Formule ont leur propre article : Relations, agrégations et formules.

Une colonne Nombre sépare les milliers : l'année 2016 s'affiche « 2 016 ». Pour des années, prenez une colonne Texte.

Les options d'une colonne Sélection ou Sélection multiple

Dans Modifier la propriété, sous Options :

• Ajouter une option, puis tapez son nom ;
• cliquez sur la pastille de couleur pour changer sa couleur et son Intensité : Discrète, Moyenne ou Soutenue ;
• cliquez sur l'étoile pour en faire la Valeur par défaut : les nouvelles lignes démarrent avec elle ;
• cliquez sur × pour supprimer l'option.

Travailler sur une ligne

Au bout de chaque ligne, de petits boutons permettent de :

• créer la page de la ligne, ou l'ouvrir (Créer la page, Ouvrir la page) ;
• Ouvrir comme une fiche : afficher la ligne en fiche, sur le côté ;
• Dupliquer la ligne, juste en dessous de l'originale ;
• Supprimer la ligne. Ses sous-éléments restent : ils remontent d'un niveau.

La fiche

Ouvrir comme une fiche montre toutes les propriétés de la ligne, y compris celles masquées dans la vue, marquées masquée. Les flèches du haut passent à la ligne précédente ou suivante. Depuis la fiche, vous avez aussi Créer la page, Enregistrer comme modèle, Sous-élément de et Ajouter un sous-élément.

Une page pour une ligne

Créer la page fait de la ligne une note ordinaire. En haut de la note, Propriétés de la ligne affiche les valeurs de la ligne, avec le nom de sa base. Écrivez ce que vous voulez dessous : des notes, des tâches, des images. Le titre de la page suit la première colonne Texte de la ligne. La fois suivante, le bouton devient Ouvrir la page.

Les sous-éléments

Ajouter un sous-élément crée une ligne rattachée sous celle-ci. Sous-élément de rattache la ligne à une autre. Dans le tableau, une ligne parente porte une flèche pour replier ou déplier ses sous-éléments.

Les modèles de ligne

1. Ouvrez une ligne en fiche et remplissez les valeurs que vous réutilisez.
2. Cliquez sur Enregistrer comme modèle, tapez un nom, puis cliquez sur Enregistrer.
3. La fois suivante, cliquez sur la petite flèche à côté de Nouvelle ligne, en bas du tableau, et choisissez le modèle.

Le × à côté d'un modèle, dans ce menu, le supprime.

Les grosses bases

Toute la base est enregistrée dans sa note, et chaque modification chiffre et envoie de nouveau la note entière. Au-delà de 256 Ko, une jauge dans la barre des vues indique le poids de la base. Au-delà de 1 Mo, mieux vaut la répartir en plusieurs bases.

Articles liés

• Vues, filtres et tris
• Relations, agrégations et formules
• Remplir les lignes automatiquement
• Transformer un dossier en base
• Créer un suivi de lecture