Les bases de données dans vos notes

Une base de données est un tableau qui vit dans une note. Chaque colonne a un type (texte, nombre, date, choix, relation et d'autres), ce qui permet à Filarr de l'afficher, de la trier et de la compter. Servez-vous-en pour suivre vos lectures, vos clients, vos factures ou les tâches d'un projet.

La base est enregistrée dans sa note : elle est chiffrée et synchronisée avec elle, comme le reste de la note.

Créer une base

1. Dans une note, tapez /base, choisissez Base de données et appuyez sur Entrée. Le bouton Base de données de la barre d'outils fixe, si vous l'affichez, ouvre le même panneau.

2. Le panneau Nouvelle base s'ouvre, le curseur dans Nom. Tapez un nom, puis appuyez sur Entrée.

Filarr insère la base à l'endroit du curseur, avec deux colonnes, Nom et Statut, et trois lignes vides. Statut propose À faire, En cours et Fait, et chaque nouvelle ligne démarre sur À faire. Le message Base « … » créée propose Annuler, qui retire la base. Pour la renommer plus tard, cliquez sur son titre.

Avant de créer, le panneau règle le reste, et l'Aperçu, à droite, montre la base telle qu'elle sera créée :

• Commencer avec : Colonnes (une base vide, colonnes au choix), Un modèle (Tâches, Lectures, Courses, Budget, Retours & bugs et d'autres), Importer (une note, un texte collé ou un fichier : CSV, Excel, PDF, Word, image…) ou Un dossier (une ligne par fichier du coffre, voir Transformer un dossier en base).
• Première vue : Tableau, Kanban, Calendrier, Galerie, Frise, Graphiques ou Formulaire. Les autres vues s'ajoutent ensuite, sur les mêmes données.
• Colonnes de départ : Statut, Date, Priorité, Responsable, Étiquettes, Nombre, Case à cocher et Lien. La colonne dont la première vue a besoin reste cochée, marquée d'un cadenas : la date pour un calendrier ou une frise, la colonne qui range les cartes pour un kanban.
• Colonnes du kanban : pour un kanban, renommez, retirez ou ajoutez ses colonnes, et choisissez de ranger les cartes par Statut ou par Priorité.

Quand le nom évoque un modèle (« Lectures », « Budget », « Tâches »…), le panneau le signale : cliquez sur Utiliser pour partir de ce modèle.

Le même menu propose Base · Kanban, Base · Calendrier et Base · Galerie : le panneau s'ouvre alors sur cet affichage. Base depuis une note… crée la base et ouvre directement l'import. Plus tard, Importer, dans l'en-tête de la base, remplit une base existante depuis une note, un texte collé ou un fichier : voir Importer un tableau.

Suivre des retours et des bugs

Le modèle Retours & bugs prépare une base pour noter ce qui ne va pas, et ce qui a été corrigé :

• Type (Bug, Amélioration, Nouvelle fonction, Question), Statut (À trier, À faire, En cours, À vérifier, Résolu, Abandonné), Priorité et Domaine ;
• Plateforme (Bureau, Web, Mobile), Version, Lien, Description et Suivi ;
• Signalé le, Résolu le, et Délai (jours), qui se calcule seul : de Signalé le à Résolu le, ou depuis le jour de la saisie quand Signalé le est vide. Une entrée résolue avant d'avoir été saisie n'a pas de délai.

Une nouvelle entrée commence À trier. Passez-la à Résolu : Résolu le prend la date du jour, toute seule, et s'efface si vous la rouvrez. Pour un bug corrigé un autre jour, remplissez Résolu le vous-même, y compris dans le formulaire Nouveau retour, où seul le titre est obligatoire.

Les vues prêtes : le kanban par statut, Bugs ouverts (les bugs ni résolus ni abandonnés, les plus graves d'abord), Par domaine, le calendrier Résolutions et un graphique par domaine. Les domaines proposés sont génériques : renommez-les, ou tapez un nouveau domaine dans une cellule pour l'ajouter.

Importer un tableau (fichier, collage, capture)

Importer lit trois sortes de sources, que vous l'ouvriez depuis l'en-tête de la base, depuis Base depuis une note… ou depuis le panneau Nouvelle base :

• Une note : ses listes, ses tâches, ses tableaux, ses fiches « Clé : valeur ».
• Texte collé : une liste, des cellules copiées depuis Excel ou Google Sheets, un tableau copié depuis une page web ou depuis Word (cellules sur plusieurs lignes et cellules fusionnées comprises), un tableau Markdown, du JSON, ou une capture d'écran d'un tableau.
• Un fichier : CSV ou TSV (même enregistré en « ANSI » par Excel), Excel (.xlsx, .xls), LibreOffice (.ods), PDF, Word (.docx), JSON, HTML, Markdown, une base SQL (.sql, .sqlite) ou une image (PNG, JPG…). Choisir un fichier… le prend sur votre appareil, Depuis le coffre… prend un fichier déjà rangé dans Filarr, un relevé ou une facture reçue par exemple. Vous pouvez aussi déposer le fichier sur le panneau.

Ce qui est lu :

• Un classeur donne un tableau par feuille. Les feuilles masquées ne sont pas lues. Les dates, montants, pourcentages et cases à cocher arrivent typés d'après le format des cellules.
• Un PDF est lu d'après la position de son texte : montants alignés à droite, libellé sur deux lignes, tableau qui continue sur la page suivante (son en-tête répété disparaît). Un PDF numérisé n'a pas de texte : Reconnaître le texte le lit par reconnaissance de caractères.
• Une image passe directement par la reconnaissance de caractères. Relisez l'aperçu avant d'importer.

Avant l'import, le panneau vous laisse choisir :

• Quel tableau : une feuille, une page ou un tableau du document. Le plus grand est proposé d'office.
• Noms de colonnes : la ligne détectée (le titre d'un relevé, posé au-dessus, est écarté), une autre ligne, ou aucune.
• Lignes nommées d'après : la colonne qui donne leur nom aux lignes, le libellé d'un relevé plutôt que sa date par exemple.
• les colonnes gardées, leur type, et l'aperçu des premières lignes. Rien n'est écrit avant Importer.

Pour une liste ou un texte collé, d'autres cases s'ajoutent quand elles servent :

• Découper en colonnes à « — », ou au séparateur que portent la plupart des lignes (:, ;…). Si seules quelques lignes ont un tiret, la case devient Ce qui suit « — » va dans « Complément » : le titre garde ce qui précède le tiret.
• Raccourcir les titres longs : un paragraphe garde sa première phrase en titre, et son texte entier, tel qu'écrit, va dans Détails.
• Reconnaître dates, montants, #étiquettes, @personnes, notes… : chaque motif reconnu va dans sa colonne. Au milieu d'une longue phrase, une @personne reste dans le texte ; seule celle du début ou de la fin désigne quelqu'un.

Une base SQL entière. Un fichier .sql exporté par SQLite, MySQL, phpMyAdmin ou PostgreSQL, ou un fichier .sqlite, devient plusieurs bases reliées. L'aperçu montre chaque table et ses lignes, ce que devient chaque clé étrangère (une relation vers la table visée, avec son rétrolien) et chaque table de liaison (une relation à plusieurs lignes), puis ce qui n'a pas pu suivre. Décochez les tables dont vous ne voulez pas : une relation vers une table laissée de côté reste une simple valeur. Les bases prennent la place d'une base neuve, sinon elles s'ajoutent juste en dessous.

Pour remplir une base existante, chaque colonne importée rejoint la colonne de même nom. Une colonne vide du fichier rejoint aussi la sienne, au lieu d'en créer une seconde.

Le bouton ⋯ de l'en-tête (Réglages de la base) réunit deux autres réglages. Afficher un dossier du coffre… transforme la base en liste de fichiers : voir Transformer un dossier en base. Source de l'éclair remplit des lignes depuis un catalogue de livres, d'animes, de séries ou de films : voir Remplir les lignes automatiquement. Les vues, filtres et tris sont expliqués dans Vues, filtres et tris.

Ajouter des lignes et remplir les cellules

• Cliquez sur Nouvelle ligne, en haut à droite ou en bas du tableau.
• Cliquez sur une cellule pour saisir ou choisir une valeur : une date ouvre un calendrier, une colonne Sélection ouvre sa liste d'options, une colonne Évaluation se remplit en cliquant sur ses étoiles, une Case à cocher se coche d'un clic.
• Passez d'une cellule à l'autre avec les flèches du clavier.
• Pour réordonner les lignes, glissez la poignée qui remplace le numéro de ligne au survol. Tant qu'un tri est actif, les lignes suivent le tri et ne se déplacent pas à la main.

Le tableau affiche les 100 premières lignes. Un bouton Afficher … de plus, en bas, charge les suivantes.

Ajouter et régler des colonnes

1. Cliquez sur + au bout de la ligne d'en-tête. Une nouvelle colonne apparaît, nommée « Colonne 3 » par exemple, de type Texte, et ses réglages s'ouvrent.
2. Tapez son nom.
3. Choisissez son type dans la grille.

Cliquez à tout moment sur l'en-tête d'une colonne pour ouvrir son menu :

• Type change le type. Filarr garde les valeurs déjà saisies, même si le nouveau type ne peut pas toutes les afficher.
• Modifier la propriété ouvre tous les réglages : options d'un choix, cible d'une relation, formule.
• Filtrer sur cette colonne, Trier par ordre croissant, Trier par ordre décroissant, Calculer : voir Vues, filtres et tris.
• Grouper par cette colonne, sur une colonne Sélection seulement, fait de la vue un kanban avec une colonne par option.
• Masquer cette colonne la cache dans cette vue, sans supprimer ses données.
• Insérer à gauche, Insérer à droite, Dupliquer la propriété, et les deux flèches pour déplacer la colonne.
• Supprimer la propriété supprime la colonne et ses valeurs dans toutes les lignes.

Pour élargir une colonne, glissez le bord droit de son en-tête. Double-cliquez sur ce bord pour ajuster la colonne à son contenu.

Les 19 types de colonnes

Type	Ce qu'il contient
Texte	Du texte libre. La première colonne Texte donne son titre à chaque ligne.
Nombre	Un nombre, que le pied de colonne peut additionner ou moyenner. Dans Modifier la propriété, Format l'affiche en euros, en dollars, en livres sterling ou en pourcentage.
Sélection	Une option parmi une liste que vous définissez, chacune avec sa couleur.
Sélection multiple	Plusieurs options de la liste.
Case à cocher	Cochée ou non.
Date	Un jour, choisi dans un calendrier ou saisi.
Personne	Des noms que vous tapez, séparés par des virgules dans le tableau, ou un par un avec Entrée dans la fiche. Ce sont de simples noms : personne n'est prévenu.
URL	Une adresse web.
E-mail	Une adresse e-mail, avec Envoyer un e-mail.
Téléphone	Un numéro, avec Appeler ce numéro.
Évaluation	De 1 à 5 étoiles.
Progression	Un pourcentage de 0 à 100, affiché en barre.
Note	Un lien vers une de vos notes.
Fichier du coffre	Un lien vers un fichier de votre coffre, choisi avec Choisir un fichier.
Relation	Des liens vers les lignes d'une autre base.
Agrégat	Un calcul sur les lignes liées.
Formule	Une valeur calculée à partir des autres colonnes.
Date de création	Le moment où la ligne a été créée. Filarr la remplit.
Dernière modification	Le dernier changement de la ligne. Filarr la remplit.

La grille du menu de colonne montre 17 types. Date de création et Dernière modification se trouvent dans Modifier la propriété, puisqu'on ne les saisit jamais. Relation, Agrégat et Formule ont leur propre article : Relations, agrégations et formules.

Une colonne Nombre sépare les milliers : l'année 2016 s'affiche « 2 016 ». Pour des années, prenez une colonne Texte.

Une date qui se remplit toute seule

Une colonne Date peut prendre la date du jour quand une ligne change d'étape : « Résolu le » quand le statut passe à Résolu, « Lu le » quand une lecture passe à Lu.

1. Ouvrez Modifier la propriété sur la colonne Date.
2. Sous Se remplit toute seule, choisissez la colonne Sélection qui la déclenche, par exemple Statut.
3. Cochez la ou les options qui posent la date.

La date se pose seulement si elle est vide : une date saisie à la main reste. Elle s'efface quand la ligne quitte ces options. Un import ne pose aucune date. À la main retire le réglage.

Les options d'une colonne Sélection ou Sélection multiple

Dans Modifier la propriété, sous Options :

• Ajouter une option, puis tapez son nom ;
• cliquez sur la pastille de couleur pour changer sa couleur et son Intensité : Discrète, Moyenne ou Soutenue ;
• cliquez sur l'étoile pour en faire la Valeur par défaut : les nouvelles lignes démarrent avec elle ;
• cliquez sur × pour supprimer l'option.

Travailler sur une ligne

Au bout de chaque ligne, de petits boutons permettent de :

• créer la page de la ligne, ou l'ouvrir (Créer la page, Ouvrir la page) ;
• Ouvrir comme une fiche : afficher la ligne en fiche, sur le côté ;
• Dupliquer la ligne, juste en dessous de l'originale ;
• Supprimer la ligne. Ses sous-éléments restent : ils remontent d'un niveau.

La fiche

Ouvrir comme une fiche montre toutes les propriétés de la ligne, y compris celles masquées dans la vue, marquées masquée. Les flèches du haut passent à la ligne précédente ou suivante. Depuis la fiche, vous avez aussi Graphe, Créer la page, Enregistrer comme modèle, Sous-élément de et Ajouter un sous-élément.

Les connexions d'une ligne

Graphe, en haut de la fiche, place la ligne au centre d'un graphe avec toutes ses connexions : les lignes qu'elle relie par ses relations, et celles qui la relient, dans toutes vos bases. Chaque base a sa couleur.

• Profondeur va de 1 saut (les lignes directement reliées) à 3 sauts (les voisines des voisines, puis les suivantes).
• Cliquez sur un point pour lire sa fiche. Double-cliquez dessus, ou cliquez sur Explorer à partir d'ici, pour recentrer le graphe sur lui ; Retour revient au précédent.
• Ouvrir la note ouvre la note de la base de ce point.
• La molette zoome, faire glisser le fond déplace la vue, faire glisser un point le pose ailleurs. Au clavier : + et - zooment, les flèches déplacent la vue, 0 recadre, Entrée explore le point choisi et Échap retire le choix.

Le graphe ne modifie rien. Une vue Requête montre aussi son résultat en graphe : voir Requête.

Une page pour une ligne

Créer la page fait de la ligne une note ordinaire. En haut de la note, Propriétés de la ligne affiche les valeurs de la ligne, avec le nom de sa base. Écrivez ce que vous voulez dessous : des notes, des tâches, des images. Le titre de la page suit la première colonne Texte de la ligne. La fois suivante, le bouton devient Ouvrir la page.

Les sous-éléments

Ajouter un sous-élément crée une ligne rattachée sous celle-ci. Sous-élément de rattache la ligne à une autre. Dans le tableau, une ligne parente porte une flèche pour replier ou déplier ses sous-éléments.

Les modèles de ligne

1. Ouvrez une ligne en fiche et remplissez les valeurs que vous réutilisez.
2. Cliquez sur Enregistrer comme modèle, tapez un nom, puis cliquez sur Enregistrer.
3. La fois suivante, cliquez sur la petite flèche à côté de Nouvelle ligne, en bas du tableau, et choisissez le modèle.

Le × à côté d'un modèle, dans ce menu, le supprime.

Le schéma de vos bases

Schéma des bases (Merise), dans le menu ⋯ d'une base ou dans la palette de commandes, dessine vos bases à la manière de Merise :

• Conceptuel (MCD) : chaque base est une entité avec ses colonnes, chaque relation une association avec ses cardinalités (0,1 pour une relation à une seule ligne, 0,n sinon). Une base visée mais introuvable apparaît en pointillés. Faites glisser les boîtes : leur place est gardée sur cet appareil. Réorganiser revient à la disposition automatique.
• Logique (MLD) : une table par base, une clé étrangère (précédée de #) pour une relation à une seule ligne, une table de jointure pour une relation multiple. La clé primaire est soulignée.
• SQL : le script de création pour SQLite, PostgreSQL ou MySQL, avec ou sans les lignes. Copier ou Télécharger pour l'ouvrir dans un autre logiciel.

Ouvert depuis une base, le schéma montre d'abord Cette base et ses voisines ; Tout le coffre montre toutes vos bases.

Le schéma se modifie aussi :

• Nouvelle entité crée une base avec une colonne Nom, dans la note de la base d'où vous avez ouvert le schéma, ou dans la note ouverte.
• Tracer une association, puis faites glisser d'une entité à une autre, ou sur elle-même. Choisissez le nom de la relation, si chaque ligne est liée à une seule ligne (0,1) ou à plusieurs (0,n), et le nom du rétrolien. La relation et son rétrolien sont créés dans les deux bases. Au clavier, sélectionnez une entité, puis Relier à….

Une note ouverte dans plusieurs panneaux ne se modifie pas ainsi : fermez-en un, puis réessayez.

Les grosses bases

Toute la base est enregistrée dans sa note, et chaque modification chiffre et envoie de nouveau la note entière. Au-delà de 256 Ko, une jauge dans la barre des vues indique le poids de la base. Au-delà de 1 Mo, mieux vaut la répartir en plusieurs bases.

Articles liés

• Vues, filtres et tris
• Relations, agrégations et formules
• Remplir les lignes automatiquement
• Transformer un dossier en base
• Créer un suivi de lecture