Collections et collections intelligentes
Rassembler des fichiers de plusieurs dossiers au même endroit sans les déplacer : à la main, ou par des règles comme une étiquette ou une date.
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Une collection rassemble des fichiers de plusieurs dossiers au même endroit, sans les déplacer. Un fichier peut rester dans le dossier de son client et figurer en même temps dans votre collection « À envoyer au comptable ».
Il en existe deux sortes :
- une collection manuelle contient les fichiers que vous choisissez vous-même ;
- une collection intelligente se remplit toute seule avec chaque fichier qui répond à vos règles, par exemple « porte l'étiquette Unpaid » ou « PDF modifié ces 30 derniers jours ». Elle reste à jour quand vos fichiers changent.
Ouvrez Collections dans la barre latérale pour les voir et en créer.
Créer une collection manuelle
- Cliquez sur Nouvelle collection.
- Tapez un Nom, et une Description si vous le souhaitez, puis cliquez sur Créer.
- Ouvrez la collection et cliquez sur Ajouter des fichiers.
- Cochez les fichiers voulus, dans n'importe quel dossier, puis cliquez sur Ajouter (le bouton indique combien de fichiers vous avez choisis).
Les fichiers restent là où ils sont. Pour sortir un fichier de la collection, sélectionnez-le dans la collection et cliquez sur Retirer : il quitte la collection, pas son dossier.
Créer une collection intelligente
- Cliquez sur Collection intelligente.
- Donnez-lui un nom.
- Sous Règles, choisissez la Logique : Toutes les conditions (ET) garde les fichiers qui répondent à toutes les règles, Au moins une condition (OU) garde ceux qui répondent à l'une d'elles.
- Sur la ligne de règle, choisissez ce qu'il faut regarder, puis la façon de comparer, puis la valeur.
- Cliquez sur Ajouter une règle pour en ajouter d'autres.
- Si vous le souhaitez, réglez Trier par, Ordre et Limite (optionnel) sous Tri et limite.
- Cliquez sur Créer.
Par exemple, pour rassembler toutes les factures impayées : choisissez Tags, puis a au moins un, puis tapez Unpaid. Plusieurs valeurs se mettent dans le même champ, séparées par des virgules.
La collection s'ouvre avec les fichiers qui correspondent. En haut, une ligne rappelle ses règles, et Modifier les règles permet de les changer.
Ce qu'une règle peut regarder
| Champ | Façons de comparer |
|---|---|
| Nom du fichier, Description | contient, ne contient pas, commence par, se termine par, est égal à, est vide. Nom du fichier propose aussi correspond à (regex) |
| Extension, Type | est égal à, n'est pas égal à, est dans la liste |
| Taille | est supérieur à, est inférieur à, entre (en octets) |
| Date de création, Date de modification | dans les derniers (avec les choix rapides 24 h, 7 jours, 30 jours, 90 jours, 1 an), entre, est supérieur à, est inférieur à |
| Tags | a au moins un, a tous, est vide, non vide |
| Est favori | oui, non |
Extension s'écrit sans le point : pdf, pas .pdf. Type compare le type technique du fichier, comme application/pdf ou image/jpeg : pour rassembler des PDF, Extension est plus simple.
La liste propose aussi Dossier et Contenu. Pour l'instant, les règles sur ces deux champs ne retiennent aucun fichier : construisez votre collection avec les autres champs, une étiquette par exemple.
Exporter, dupliquer ou supprimer
- Exporter, dans une collection, enregistre la liste de ses fichiers en JSON ou en CSV. C'est la liste qui est exportée, pas les fichiers eux-mêmes.
- Sur la page Collections, faites un clic droit sur une collection pour la Dupliquer ou la Supprimer.
Supprimer une collection ne supprime jamais ses fichiers : seul le regroupement disparaît.