Administrer votre organisation
La console d’administration onglet par onglet : membres, rôles, sièges, facturation, politiques, audit, SIEM, récupération et SSO.
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Sections de l’aide
La page Organisation est la console d’administration de votre organisation. Vous y gérez les membres et leurs rôles, l’abonnement, les règles qui s’appliquent à tous, le journal d’audit et la récupération des coffres d’équipe.
Ouvrir la console
Dans l’espace entreprise, cliquez sur Organisation dans la barre latérale. La page affiche le nom de votre organisation, son offre et votre rôle. Les onglets se trouvent dessous : douze pour le propriétaire, onze pour un administrateur, sept pour un admin sécurité et quatre pour un admin facturation.
| Onglet | Ce que vous y faites | Qui le voit |
|---|---|---|
| Vue d’ensemble | Chiffres clés et graphiques | Propriétaire, administrateur, admin sécurité, admin facturation |
| Guide | La liste des étapes de mise en place, et ce qu’attendre côté membre | Propriétaire, administrateur, admin sécurité, admin facturation |
| Membres | Changer les rôles, retirer des personnes, transférer la propriété | Propriétaire, administrateur ; en lecture seule : admin sécurité, admin facturation |
| Invitations | Inviter par e-mail, renvoyer ou révoquer les invitations en attente | Propriétaire, administrateur |
| Facturation | S’abonner, acheter des sièges, gérer le paiement | Propriétaire, administrateur, admin facturation |
| Poste de travail | Place de marché, extensions, thème et police imposés | Propriétaire, administrateur, admin sécurité |
| Gouvernance | Sessions, adresses IP autorisées, règles de partage, rétention | Propriétaire, administrateur, admin sécurité |
| Audit | Lire, vérifier et exporter en CSV le journal d’activité | Propriétaire, administrateur, admin sécurité |
| SIEM | Envoyer le journal d’audit vers vos outils de sécurité | Propriétaire, admin sécurité |
| Récupération | Clé de l’organisation et récupération des coffres d’équipe | Propriétaire, administrateur |
| Paramètres | Renommer l’organisation, régler sa marque, la supprimer | Propriétaire, administrateur (suppression : propriétaire) |
| SSO | Authentification unique avec votre fournisseur d’identité | Propriétaire, administrateur |
Vue d’ensemble
Des cartes chiffrées donnent l’état de l’organisation d’un coup d’œil : membres (et invitations en attente), événements d’audit des 30 derniers jours, sièges utilisés, stockage mutualisé et intégrité du journal d’audit. Le propriétaire et l’admin sécurité voient aussi les destinations SIEM. Dessous, des graphiques montrent l’activité d’audit par jour, les types d’événements les plus fréquents et la répartition des membres par rôle. Chaque carte ne s’affiche qu’aux rôles qui peuvent lire ce qu’elle résume : l’admin facturation ne voit pas le journal d’audit, l’admin sécurité ne voit pas les sièges.
Guide
Le Guide a deux vues :
- Administrateur : les étapes de mise en place dans l’ordre, qui se cochent d’elles-mêmes selon l’état réel de votre organisation. Nommer votre organisation, souscrire l’abonnement, créer la clé de votre organisation, inviter votre équipe, comprendre les rôles, poser vos politiques, régler le poste de travail, savoir ce que le journal contient. Ouvrir mène au bon onglet. Une étape que votre rôle ne permet pas reste lisible, sans bouton.
- Membre : ce que rejoindre une organisation change pour un membre, ce que l’organisation peut voir ou non, et ce qui se passe quand quelqu’un part.
Membres
Le tableau liste chaque membre avec son adresse e-mail, son rôle, son statut et sa date d’arrivée. Son identifiant de compte s’affiche sous l’adresse, et se copie.
- Pour changer un rôle, choisissez-en un autre dans la liste Rôle : Administrateur, Admin sécurité, Admin facturation, Éditeur ou Lecteur.
- Pour faire partir quelqu’un, cliquez sur Retirer, puis confirmez.
Un administrateur ne peut ni modifier ni retirer un propriétaire. Faire passer un lecteur à un autre rôle lui donne un siège : sans siège libre, Filarr refuse et vous renvoie à Facturation.
L’admin sécurité et l’admin facturation voient la liste des membres, sans pouvoir changer un rôle ni retirer quelqu’un.
Transférer la propriété
Le propriétaire peut céder l’organisation à un membre actif, quel que soit son rôle :
- Sur la ligne de la personne, cliquez sur Transférer la propriété.
- Vérifiez l’adresse e-mail que nomme la confirmation, puis confirmez.
La personne devient propriétaire : c’est elle qui reçoit désormais les avis de paiement de l’organisation, et elle peut la supprimer. Vous devenez administrateur, et seul un propriétaire pourra vous rendre ce rôle. Si la personne est lectrice, elle prend un siège : sans siège libre, Filarr refuse et vous renvoie à Facturation. Le bouton n’apparaît qu’au propriétaire, et seulement pour les membres actifs dont l’adresse est connue.
Invitations
- Saisissez l’E-mail de la personne.
- Choisissez un Rôle : Administrateur, Admin sécurité, Admin facturation, Éditeur ou Lecteur.
- Cliquez sur Inviter.
La personne reçoit un e-mail dans la langue de votre interface. Juste après l’envoi, Copier le lien et QR transmettent l’invitation par un autre chemin, si l’e-mail n’arrive pas. Vous pourrez changer le rôle plus tard depuis Membres.
Les invitations en attente sont listées avec leur date d’expiration : elles expirent au bout de 7 jours, et s’affichent alors Expirée.
- Renvoyer envoie un nouveau lien à la même adresse, avec le même rôle, et repousse l’échéance de 7 jours. L’ancien lien cesse de fonctionner ; le nouveau se copie comme à l’envoi. Renvoyer une invitation expirée lui rend sa place : pour un rôle qui occupe un siège, il faut un siège libre.
- Révoquer l’annule.
- La personne invitée peut aussi refuser depuis son lien : l’invitation quitte alors la liste et ne compte plus dans vos sièges.
- Si une invitation attend déjà l’adresse que vous saisissez, Filarr propose de la remplacer par une nouvelle, avec le rôle choisi.
Sans abonnement, un bandeau indique Les invitations attendent l’abonnement : toute invitation serait refusée, puisque l’organisation n’a encore aucun siège.
Facturation
Pour vous abonner :
- Choisissez Mensuel (11 € par siège et par mois) ou Annuel (110 € par siège et par an).
- Cliquez sur S’abonner. La page de paiement s’ouvre dans votre navigateur.
Une fois l’abonnement actif, Gérer la facturation ouvre le portail de paiement, où vous changez de carte ou résiliez. L’onglet affiche aussi quatre chiffres : Forfait, Sièges payés, Membres facturables et Stockage mutualisé.
Le bandeau du haut indique l’état de l’abonnement :
| État | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| Aucun abonnement | L’organisation est en veille : ni siège, ni coffre d’équipe, ni stockage mutualisé, et les invitations sont refusées. Vous pouvez tout préparer en attendant. |
| Abonnement actif | Tout fonctionne. Vous pouvez résilier à tout moment depuis le portail. |
| Paiement en retard | Un prélèvement a échoué. Votre équipe garde tout son accès pendant les nouvelles tentatives : mettez à jour le moyen de paiement avant la suspension. |
| Abonnement arrêté | Lecture seule : ni nouveau coffre, ni nouvelle invitation, ni nouveau fichier. Tout ce qui existe reste lisible, et un réabonnement rend l’écriture immédiatement. |
Sièges et lecteurs gratuits
- L’offre compte au minimum trois sièges.
- Chaque membre qui n’est pas lecteur occupe un siège. Ajouter un éditeur au-delà du minimum ajoute un siège, facturé au prorata. En retirer un le rend.
- Les lecteurs sont gratuits et ne comptent jamais.
- Les boutons − et + à côté de Sièges payés rendent un siège ou en achètent un. Filarr ne descend jamais sous vos membres actuels ni sous le minimum de l’offre.
- Chaque siège payé ajoute 100 Go au stockage mutualisé de l’organisation.
Poste de travail
Cet onglet décide de ce que l’application propose à vos membres. Chaque réglage indique s’il est tenu par le serveur ou appliqué au mieux par l’application.
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Couper la place de marché | Ni extensions ni modèles de mise en page. L’entrée disparaît de la barre latérale. |
| Couper le marché de modèles | Les modèles de mise en page seulement. Les extensions restent accessibles. |
| Interdire la publication | Les membres peuvent installer, mais pas publier sous leur compte. |
| Extensions | Toutes les extensions, Liste d’extensions autorisées (vous listez leurs identifiants) ou Aucune extension. |
| Thème de l’organisation et Imposer ce thème | Pose un thème sur les postes des membres. Avec le verrou, le choix du thème dans les Paramètres leur est fermé. Sans lui, chacun peut changer de thème ensuite. |
| Police de l’organisation et Imposer cette police | Pose une police sur les postes des membres. Avec le verrou, Filarr la réapplique à chaque démarrage, mais les membres peuvent encore en choisir une autre dans les Paramètres d’ici là. |
Vos membres reçoivent la nouvelle politique à leur prochaine synchronisation, en quelques minutes. Une application hors ligne applique la dernière politique qu’elle a reçue.
Gouvernance
Politique de gouvernance regroupe les règles qui s’appliquent à tous les membres.
| Groupe | Réglages |
|---|---|
| Sessions et authentification | Exiger la double authentification, Ré-authentifier pour les actions sensibles, Délai d’inactivité (minutes), Durée maximale de session (minutes), Grâce hors ligne (jours) (vide : 30 jours) |
| Adresses IP autorisées | Limiter la connexion à des plages d’adresses IP, puis ajoutez chaque plage au format CIDR (par exemple 203.0.113.0/24). Hors de ces plages, un membre ne peut ni se connecter ni prolonger sa session. Le propriétaire n’est jamais bloqué, pour pouvoir corriger une erreur. |
| Partage | Bloquer les liens de partage externes (bloque aussi Filarr Send), Exiger un mot de passe sur les partages, Exiger une expiration sur les partages, Lecture seule (bloquer le téléchargement du contenu partagé), Expiration maximale des partages (jours), Taille maximale d’un envoi (Mo), Réserver la création de coffres partagés aux propriétaires et administrateurs. Le serveur tient l’expiration obligatoire, le plafond d’envoi et la réserve de création de coffres. |
| Rétention | Purger la corbeille au-delà de (jours), Élaguer les versions de notes au-delà de (jours). La rétention s’exécute sur l’appareil de chaque membre. |
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer. Sous le formulaire, Gouvernance et application hors-ligne explique ce que le serveur impose et ce que l’application applique seulement au mieux. Par exemple, un appareil resté hors ligne au-delà du délai de grâce se verrouille jusqu’à sa prochaine connexion.
Audit
Le Journal d’audit enregistre les connexions, les changements de rôle, les partages créés ou révoqués et les actions d’administration. Il ne contient que des métadonnées : jamais le contenu d’un fichier ni le titre d’une note. Il est compris dans les offres Teams et Enterprise.
- Les colonnes sont Heure, Événement, Acteur, Cible, IP /16 et Pays.
- Filtrez par type d’événement, et cliquez sur Charger plus pour remonter plus loin.
- Vérifier l’intégrité contrôle le journal chaîné : Intègre, ou Altération détectée si une ligne a été modifiée ou retirée.
- Exporter en CSV enregistre tout le journal de l’organisation, sans le filtre : date, événement, acteur, cible, IP /16, pays et l’empreinte de chaque ligne, pour vérifier la chaîne hors ligne.
SIEM
Diffusion du journal d’audit envoie chaque événement d’audit vers vos outils de sécurité, au fil de l’eau. Cliquez sur Ajouter une destination, puis choisissez :
- Webhook : les événements partent en JSON sur HTTPS, signés en HMAC-SHA256. Donnez un secret de signature d’au moins 16 caractères.
- Splunk HEC : les événements vont vers votre Splunk HTTP Event Collector, avec son jeton.
Secrets et jetons sont stockés chiffrés et ne sont plus jamais affichés. Un interrupteur active ou désactive chaque destination, et Supprimer la retire. La diffusion est comprise dans les offres Teams et Enterprise.
Récupération
L’onglet Récupération (Séquestre & récupération) permet à l’organisation de rendre à un membre l’accès à ses coffres d’équipe s’il perd son mot de passe. Il ne concerne jamais l’espace personnel de qui que ce soit.
- Cliquez sur Activer (clé d’org) pour créer la clé de récupération de l’organisation. Faites-le avant d’inviter vos membres : les coffres scellés avant la création de la clé ne sont pas récupérables.
- Vérifiez l’empreinte de la clé avec un autre administrateur, par téléphone ou de vive voix.
- Quand un membre demande de l’aide, sa demande apparaît sous Demandes de réinitialisation de la récupération. Confirmez son identité en dehors de Filarr, puis cliquez sur Terminer la récupération.
Avec la politique Clé d’org, un administrateur seul peut récupérer. Convertir en Shamir k-of-n exige plusieurs administrateurs ensemble ; il faut au moins deux administrateurs ayant leurs propres clés, et c’est sans retour. Pivoter la clé d’org remplace la clé et re-scelle chaque copie de récupération.
Un administrateur nommé après la création de la clé n’en détient aucune copie : l’onglet le lui signale, et pivoter, convertir ou terminer une récupération lui est impossible. Pour la lui remettre, un administrateur qui la détient clique sur Pivoter la clé d’org : la nouvelle clé est remise à tous les administrateurs actuels, et les membres revérifient sa nouvelle empreinte. Sous Shamir, c’est une nouvelle répartition des parts qui lui en attribue une.
La récupération ne fonctionne que pour les membres qui ont donné leur consentement (Autoriser la récupération). Dans l’espace entreprise, tout membre voit la question sur son accueil tant qu’il n’y a pas répondu (Plus tard la met de côté), et la retrouve à tout moment dans Paramètres → Compte & Synchronisation, où il peut aussi retirer son consentement. Dès qu’il consent, une copie de récupération de chacun de ses coffres d’équipe ouverts est conservée. Un membre qui a perdu l’accès fait sa demande depuis Paramètres → Compte & Synchronisation → Accès perdu ? Demander la récupération des coffres, dans l’espace entreprise.
Paramètres
- Nom de l’organisation : saisissez le nouveau nom, puis Enregistrer.
- Identifiant : l’identifiant de l’organisation, affiché pour information.
- Marque de l’organisation : le Nom affiché, le logo (une adresse https, ou Téléverser un logo : PNG, JPEG ou WebP de 256 Ko au plus), la Couleur d’accent (au format #rrggbb, ou Couleur de Filarr) et Masquer le badge « Propulsé par Filarr ». Elle s’affiche sur les pages de dépôt de fichiers de l’organisation, avec un abonnement Teams actif. Cliquez sur Enregistrer pour l’appliquer.
- Zone de danger → Supprimer l’organisation (propriétaire seulement) : l’organisation passe en lecture seule pendant 30 jours, puis disparaît. Voir Quand une organisation ferme.
SSO
Authentification unique (OIDC) permet à vos membres de se connecter par votre fournisseur d’identité. Le fournisseur confirme qui ils sont ; il ne voit jamais de clé de coffre.
- Saisissez l’URL de l’issuer, l’ID client et le Secret client, puis cliquez sur Enregistrer la connexion.
- Sous Domaines e-mail, ajoutez votre domaine, publiez l’enregistrement DNS TXT affiché, puis cliquez sur Vérifier.
- Cliquez sur Activer le SSO. Le bouton reste indisponible tant qu’aucun domaine n’est vérifié.
Provisionner automatiquement les nouveaux membres à la première connexion SSO (JIT) crée un membre à sa première connexion, en Lecteur ou en Éditeur.
Après une connexion SSO, un membre peut déclarer son appareil de confiance dans Paramètres → Clé de sécurité matérielle → Appareil de confiance (SSO) : le coffre s’y déverrouille alors sans mot de passe.
Les rôles
| Rôle | Occupe un siège | Ouvre la console | Ce qu’il peut faire |
|---|---|---|---|
| Propriétaire | Oui | Oui | Tout, y compris le SIEM, le transfert de la propriété et la suppression de l’organisation |
| Administrateur | Oui | Oui | Membres, invitations, facturation, paramètres, gouvernance, poste de travail, audit, récupération, SSO. Pas le SIEM. Ne peut ni modifier ni retirer un propriétaire. |
| Admin sécurité | Oui | Oui, limitée | Journal d’audit, SIEM, gouvernance et poste de travail. Voit les membres sans pouvoir les gérer ; ni facturation, ni invitations, ni paramètres. |
| Admin facturation | Oui | Oui, limitée | Abonnement, sièges et paiement. Voit les membres sans pouvoir les gérer ; ni journal d’audit, ni gouvernance, ni paramètres. |
| Éditeur | Oui | Non | Travaille dans les coffres qu’on lui partage |
| Lecteur | Non, gratuit | Non | Travaille dans les coffres qu’on lui partage |
Ce qu’un administrateur ne peut pas faire
L’administration gouverne les accès, jamais le déchiffrement. Aucun rôle, pas même celui du propriétaire, ne permet :
- de lire les fichiers ou les notes chiffrés d’un membre, y compris dans les coffres partagés ;
- de voir quoi que ce soit dans l’espace personnel d’un membre ;
- de trouver du contenu dans le journal d’audit, qui ne contient que des métadonnées.
Filarr ne détient pas non plus de clé maîtresse. La seule exception est la récupération décrite plus haut : avec la clé de l’organisation et le consentement du membre, un administrateur peut lui rendre l’accès aux coffres de l’organisation, et à rien d’autre.
Les limites à connaître
- Le SSO fonctionne en OIDC seulement, et la connexion par SSO seulement dans l’application de bureau.
- Un thème imposé peut encore passer du clair au sombre depuis la palette de commandes jusqu’au redémarrage de l’application, et une police imposée peut être changée dans les Paramètres jusqu’au prochain démarrage.
- Les règles appliquées sur les appareils (verrouillage par inactivité, rétention, lecture seule) le sont au mieux : un utilisateur déterminé, sur un poste modifié, peut les contourner.