Transformer un dossier en base
Affichez les fichiers d'un dossier comme les lignes d'une base, puis renommez-les, datez-les, décrivez-les, étiquetez-les et déplacez-les.
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Une base de données peut montrer les fichiers d'un dossier de votre coffre au lieu de lignes que vous saisissez. Chaque fichier devient une ligne. Quand vous renommez, datez, décrivez, étiquetez ou déplacez un fichier depuis la table, Filarr modifie le fichier lui-même.
C'est un moyen pratique de ranger un dossier de factures, de photos ou de documents avec les outils d'une base : un kanban par dossier, un calendrier par date, des filtres par étiquette.
Rattacher un dossier
- Dans une note, insérez une nouvelle base : tapez
/baseet choisissez Base de données. Voir Les bases de données dans vos notes. - Dans l'en-tête de la base, cliquez sur ⋯ (Réglages de la base), puis sur Rattacher à un dossier du coffre….
- Choisissez un dossier.
La table liste alors les fichiers de ce dossier et des dossiers placés directement dedans. Les dossiers plus profonds ne sont pas pris.
Si vous aviez déjà saisi des lignes dans la base, Filarr demande d'abord. Rattacher et remplacer les lignes rattache le dossier, et vos lignes quittent la table. Créer une base à part les garde, et ajoute juste en dessous une nouvelle base rattachée au dossier.
La liste des dossiers écarte ceux qui sont protégés par un mot de passe. La table laisse de côté les fichiers de la corbeille, les raccourcis vers des éléments d'un coffre partagé et les sous-dossiers protégés par un mot de passe.
La table suit le dossier : un fichier ajouté, renommé ou déplacé dans le dossier apparaît aussi ici.
Les colonnes
Un fichier porte un nom, un dossier, des étiquettes, une date et une description, rien d'autre. Les colonnes sont donc fixes.
| Colonne | Type | Ce qu'elle fait |
|---|---|---|
| Nom | Texte | Renomme le fichier. Un nom vide est refusé. |
| Dossier | Sélection | Déplace le fichier dans le dossier rattaché ou dans l'un de ses sous-dossiers directs |
| Étiquettes | Sélection multiple | Règle les étiquettes du fichier |
| Date | Date | Règle la date du fichier |
| Description | Texte | Règle la description du fichier |
| Taille | Nombre | Lecture seule |
| Type | Texte | L'extension du fichier (pdf, jpg…), en lecture seule |
| Créé le | Date de création | Lecture seule |
| Modifié le | Dernière modification | Lecture seule |
Ce que vous tapez dans une colonne en lecture seule n'est pas gardé.
Étiquettes propose les étiquettes déjà utilisées sur les fichiers de ces dossiers. Pour une nouvelle étiquette, ajoutez-la d'abord à un fichier depuis son panneau de détails : une étiquette créée depuis la table arrive sur le fichier sous la forme d'un code, pas sous le nom que vous avez tapé. Voir Étiquettes, favoris et fichiers récents.
Trois changements ne se font que depuis le fichier lui-même. Vider une cellule Description ou Date, ou retirer la dernière étiquette d'un fichier, n'est pas enregistré : faites-le depuis le panneau de détails du fichier.
Ranger vos fichiers avec les vues
Les filtres, les tris, la galerie, le calendrier par Date et le kanban fonctionnent tous sur un dossier. Voir Vues, filtres et tris.
Le kanban est la plus utile. Groupez-le par Dossier : le dossier rattaché et chacun de ses sous-dossiers directs ont leur colonne, et glisser une carte dans une autre colonne déplace le fichier dans ce dossier. La colonne Sans valeur reste vide. Dans le calendrier, glisser une ligne sur un autre jour change la date du fichier.
Les vues, les filtres et les largeurs de colonnes sont enregistrés dans la note. Les fichiers restent dans votre coffre : la note n'en garde jamais de copie.
Pas de nouveau fichier, pas de fichier supprimé
Une base rattachée à un dossier ne crée ni ne supprime jamais de fichier. C'est voulu : annuler dans une note ne peut pas ramener un fichier envoyé à la corbeille.
L'en-tête n'a pas de bouton Nouvelle ligne. Certaines commandes d'une base ordinaire restent affichées, mais ne font rien sur un dossier : les boutons qui ajoutent une ligne (Nouvelle ligne sous le tableau, Nouvelle carte dans le kanban, le + d'un jour du calendrier, l'affichage Formulaire), Dupliquer la ligne, Supprimer la ligne, et les commandes qui ajoutent, modifient ou suppriment une colonne. Créer la page ouvre une nouvelle note, mais cette note n'est pas rattachée au fichier.
- Pour ajouter un fichier, importez-le dans le dossier : voir Ajouter des fichiers.
- Pour supprimer un fichier, faites-le depuis le dossier : voir Organiser en dossiers.
Quand la table est en lecture seule
La table n'écrit dans votre coffre que depuis vos propres notes. Dans les autres cas, elle reste lisible, et une ligne sous son en-tête dit pourquoi :
| Message | Quand |
|---|---|
| Lecture seule : cette note n'est pas modifiable. | La note est affichée en lecture seule, par exemple une ancienne version. |
| Lecture seule : l'édition à plusieurs est ouverte sur cette note. | La note est modifiée en direct sur plusieurs appareils. Sinon, des changements faits ailleurs renommeraient vos fichiers. |
| Lecture seule : cette surface ne permet pas d'écrire dans le coffre. | La base est affichée à un endroit qui ne peut pas écrire dans votre coffre, par exemple une note d'un coffre partagé. |
| Ce dossier n'existe plus, ou il est protégé par un mot de passe. | Le dossier a été supprimé, ou protégé par un mot de passe depuis. Choisissez-en un autre. |
Détacher le dossier
Cliquez sur ⋯, puis sur la ligne Dossier rattaché, qui montre le nom du dossier, et choisissez Aucun. La base redevient une base ordinaire, sans ligne. Vos fichiers restent où ils sont.