Collecter les pièces de vos clients
Une demande par client, une liste de pièces chiffrée, la revue pièce par pièce et les relances : pour un bilan, une TVA, une paie, un dossier ou une location.
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La Collecte demande à vos clients les pièces dont vous avez besoin, et les range pour vous. Une demande, c'est une liste de pièces (« Relevés bancaires », « État des stocks signé »…), une échéance et un lien. Votre client ouvre le lien et dépose ses fichiers sans créer de compte ; vous revoyez chaque pièce et lui demandez une correction si besoin.
La Collecte est réservée aux comptes Pro, Teams et Enterprise. Comme une boîte de dépôt, elle demande votre mot de passe de fichiers : voir Recevoir et envoyer tout seul.
Créer une demande
- Ouvrez Collecte dans la barre latérale.
- Cliquez sur Nouvelle demande.
- Choisissez un Modèle : expert-comptable (bilan annuel, déclaration de TVA, éléments de paie, création de société), avocat (ouverture de dossier, prud'hommes, divorce), notaire (vente, succession), bailleur (dossier de location) ou association (adhésion).
- Indiquez le Client, son adresse e-mail si vous voulez pouvoir le relancer, l'Échéance, et le dossier où Ranger les pièces reçues.
- Cliquez sur Créer la demande, puis sur Copier le lien, et envoyez-le à votre client.
Le modèle « Dossier de location » ne demande que les pièces autorisées par le décret n° 2015-1437 : une pièce d'identité, un justificatif de domicile, des justificatifs de situation professionnelle et de ressources.
Revoir les pièces
La liste montre, pour chaque client, le nombre de pièces encore attendues et l'échéance. Ouvrir affiche la demande pièce par pièce :
- Attendue : rien n'est arrivé.
- Reçue, à vérifier : votre client a déposé un fichier pour cette pièce.
- À reprendre par le client : vous avez demandé une correction.
- Validée ou Dispensée.
Pour chaque pièce, Valider l'accepte. Demander une correction vous laisse choisir un motif (illisible, incomplet, mauvaise période, autre document, non signé) et ajouter une précision. Votre client la lira sur sa page de dépôt. Dispenser retire une pièce facultative de la liste.
Les fichiers reçus se rangent tout seuls dans le dossier choisi, comme ceux d'une boîte de dépôt, et la pièce passe à Reçue, à vérifier. Ranger maintenant n'attend pas le prochain passage. Un fichier envoyé sans être rattaché à une pièce apparaît comme à classer.
Recevoir par e-mail
Dans une demande, Créer une adresse lui donne une adresse du type b-…@filarr.eu. Votre client peut y envoyer ses pièces en pièce jointe : elles arrivent à classer, et l'e-mail n'est pas chiffré de bout en bout avant d'arriver chez nous.
Relancer
Relancer envoie un e-mail à l'adresse du client : « 3 pièces attendues par votre cabinet », l'échéance et le lien. Une relance par jour au plus.
Si vous avez indiqué l'adresse du client, Filarr le relance aussi tout seul : sept jours avant l'échéance, la veille, et trois jours après. Pas de relance quand toutes les pièces sont arrivées, ni quand votre client vient de déposer et que vous n'avez pas encore regardé.
Ce que Filarr voit
Les noms des pièces, vos motifs et les commentaires de vos clients sont chiffrés avec chaque demande. Nos serveurs gardent l'échéance, le nombre de pièces encore attendues et les dates des dépôts, ce qu'il faut pour relancer. Ils ne gardent jamais le nom d'une pièce ni le contenu d'un fichier.