Recevoir et envoyer tout seul (comptable, Qonto)

Une boîte de dépôt qui range seule ce qu'on vous envoie, des règles qui envoient vos factures au comptable ou à Qonto, et le trousseau de vos clés d'API.

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La passerelle fait entrer et sortir vos fichiers sans que vous ayez à y penser. Trois outils, dans Paramètres → Intégrations :

  • une boîte de dépôt permanente : un lien où votre comptable, vos clients ou vos fournisseurs déposent des fichiers, que Filarr range tout seul dans le dossier de votre choix ;
  • des règles d'envoi : un fichier qui arrive dans un dossier part par e-mail à l'adresse de collecte de votre logiciel comptable, ou dans les factures fournisseurs de Qonto ;
  • un trousseau : vos clés d'API, chiffrées avec la clé de votre coffre.

Les boîtes de dépôt et les envois sont réservés aux comptes Pro, Teams et Enterprise.

Une boîte de dépôt permanente

  1. Ouvrez Paramètres → Intégrations, section Boîtes de dépôt permanentes.
  2. Cliquez sur Nouvelle boîte de dépôt.
  3. Donnez-lui un Nom (il s'affiche sur la page de dépôt), choisissez le dossier où Ranger les dépôts, et écrivez si vous voulez un Message aux déposants.
  4. Cliquez sur Créer la boîte. Son lien est copié : envoyez-le à qui doit vous transmettre des fichiers.

La boîte n'expire pas. Ce qu'on y dépose est chiffré pour vous seul, sur l'appareil de la personne qui dépose : Filarr ne peut pas le lire.

Le rangement automatique

Tant que Ranger automatiquement sur cet appareil est activé, Filarr vérifie la boîte une première fois peu après l'ouverture, puis toutes les cinq minutes. Chaque fichier reçu est déchiffré sur votre appareil et rangé dans le dossier choisi, comme si vous l'aviez importé. Un nom déjà pris devient « facture (1).pdf ». Une notification dit combien de fichiers sont arrivés.

Ranger maintenant fait la même chose sur-le-champ.

Le réglage vaut pour cet appareil. Si plusieurs de vos appareils rangent la même boîte, chaque fichier n'est rangé qu'une fois. Un fichier rangé reste visible sur filarr.com pendant sept jours, puis il n'existe plus que dans votre coffre.

L'adresse e-mail d'une boîte

Donner une adresse e-mail à cette boîte crée une adresse du type b-…@depot.filarr.com. Chaque pièce jointe d'un e-mail envoyé à cette adresse devient un dépôt de la boîte. Un e-mail sans pièce jointe devient un fichier message.txt. Changer remplace l'adresse, par exemple si elle a circulé trop largement ; Retirer la supprime.

Tant que l'adresse n'est pas encore ouverte, Filarr l'indique : le lien de dépôt, lui, fonctionne déjà.

Fermer une boîte

Fermer la boîte range d'abord ce qui attend encore, puis le lien et l'adresse ne reçoivent plus rien. Ce qui n'a pas pu être rangé reste lisible sur filarr.com pendant la durée de conservation de votre offre.

Envoyer vos factures automatiquement

Les envois se règlent dans une règle d'automatisation, avec deux actions :

  • Envoyer par e-mail : le fichier part en pièce jointe (18 Mo au plus), par exemple à l'adresse de collecte de Pennylane, Dext, Cegid Loop, MyUnisoft, Inqom, Qonto, Xero ou QuickBooks ;
  • Envoyer à Qonto (factures fournisseurs) : la facture part directement de votre ordinateur vers Qonto (application de bureau, 20 Mo au plus).

Exemple : une règle déclenchée par la Création de fichier, avec la condition Dossier égal à « Factures » et l'action Envoyer par e-mail vers votre adresse Pennylane. Chaque facture rangée dans « Factures », à la main ou par une boîte de dépôt, part chez votre comptable.

Les destinataires

Les adresses de collecte des logiciels comptables cités plus haut sont acceptées d'office. Pour toute autre adresse, ajoutez-la dans Destinataires des envois par e-mail : un lien de confirmation part à cette adresse, et les envois partent une fois qu'il a été ouvert.

Envoyer à Qonto

  1. Dans Qonto, créez une clé d'API (Paramètres → Intégrations et partenaires → API). Elle a la forme identifiant:clé-secrète.
  2. Dans Filarr, ajoutez-la au Trousseau de clés d'API avec le service Qonto.
  3. Ajoutez l'action Envoyer à Qonto à une règle.

Un même fichier n'entre qu'une fois dans Qonto, même si la règle repasse dessus.

Pennylane n'a pas d'action à lui : son API demande le fournisseur et les montants de la facture avant de l'accepter. Son adresse de collecte, elle, lit la facture toute seule. Utilisez Envoyer par e-mail.

Le trousseau de clés d'API

Le Trousseau de clés d'API garde les clés de vos services : Qonto, TMDB (la source Films des bases de données), ou un autre service. Elles sont chiffrées avec la clé de votre coffre avant de partir : nos serveurs ne peuvent pas les lire.

  • Un profil relié à un compte Pro, Teams ou Enterprise synchronise le trousseau entre vos appareils.
  • Un profil local le garde sur l'appareil.

L'écran n'affiche jamais une clé en entier, seulement ses quatre derniers caractères. Remplacer change la clé, Retirer la supprime sur tous vos appareils.

Le journal

Journal des envois et des dépôts liste ce que cet appareil a rangé et envoyé : l'heure, le fichier, la destination et, en cas d'échec, la raison. Il reste sur l'appareil.

Les limites

  • Dix boîtes ouvertes au plus par compte.
  • Une boîte accepte jusqu'à 200 fichiers ou 2 Go en attente d'être rangés. Au-delà, elle se dit pleine jusqu'au prochain rangement.
  • Cent e-mails par jour et par boîte, 20 Mo par pièce jointe.
  • Cent envois par e-mail par jour et par compte.
  • Le web ne fait rien partir vers Qonto : il faudrait que vos fichiers passent en clair par nos serveurs.

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