Speicherplatz freigeben, ohne Dateien zu verlieren

Ihr Computer hat kaum noch Platz. Wahllos Ordner zu löschen, hilft jedoch nicht weiter: Archive füllen die Festplatte, aktuelle Projektunterlagen müssen im Zug funktionieren, und manche Dateien sollen gar nicht in die Cloud.

Um Speicherplatz freizugeben, ohne Dateien zu verlieren, müssen Sie entscheiden, wo deren Inhalt liegen soll. Eine Datei kann nur auf Ihrem Computer bleiben, bei Bedarf aus der Cloud verfügbar sein oder an beiden Orten gespeichert werden. Diese Entscheidungen wirken sich auf den Offline-Zugriff und die Wiederherstellung nach einem Defekt aus.

Diese Anleitung erklärt die drei Fälle in Filarr für den Desktop, Version 3.9.2. Die beschriebenen Speicheroptionen gelten für den Desktop und persönliche Profile. Für geteilte Tresore oder Mobilgeräte darf dasselbe Verhalten nicht vorausgesetzt werden.

Welcher Speichermodus passt zu Ihren Dateien?

Behalten Sie aktuelle Dokumente auf dem Computer und in der Cloud, nutzen Sie die Cloud bei Bedarf für selten geöffnete Archive und speichern Sie Dateien ausschließlich lokal, wenn Sie deren Inhalt nicht hochladen möchten. Wichtige Daten brauchen zusätzlich ein unabhängiges Backup.

Auswahl	Inhalt auf diesem Computer	Inhalt in der Cloud	Empfohlener Einsatz
Nur auf diesem Computer	Ja	Nein	Dateien, die auf diesem Rechner bleiben sollen
Cloud bei Bedarf	Zwischenspeicherung nach Nutzung	Ja, nach der Synchronisierung	Archive, alte Projekte, große Dokumente
Auf dem Computer und in der Cloud	Ja, offline aufbewahrt	Ja, nach der Synchronisierung	Arbeitsordner und Reiseunterlagen

Ein Dateiname in einer Liste garantiert nicht, dass der Inhalt ohne Verbindung verfügbar ist. Bei einer Datei, die in einem synchronisierten Profil einem einzigen Computer vorbehalten ist, können andere Geräte den Namen sehen, ohne die Datei öffnen zu können.

Wie funktioniert Cloud-Speicher bei Bedarf?

Mit Cloud-Speicher bei Bedarf durchsuchen Sie Ihre Bibliothek, ohne von jeder Datei eine vollständige Kopie auf der Festplatte zu behalten. Ist der Inhalt nicht bereits lokal verfügbar, benötigen Sie zum Öffnen eine Verbindung.

Diese Unterscheidung ist verbreitet: Auch Microsofts Dokumentation zu Dateien bei Bedarf unterscheidet zwischen Onlinedateien und offline aufbewahrten Dateien.

In Filarr wählen Sie den Modus für jedes Profil auf jedem Computer unter Einstellungen › Speicher & Daten. Dort legen Sie den Platz für den verschlüsselten Cache fest. Seit Version 3.9.0 lesen unterstützte Vorschauen, etwa Videos und PDFs, die benötigten Teile aus der Cloud und entschlüsseln sie auf Ihrem Gerät, ohne den vollständigen Download abzuwarten. Eine vollständig gelesene Datei kann im Cache bleiben. Dieser kann später geleert werden, um die festgelegte Größe einzuhalten.

Ein Cache garantiert keinen Offline-Zugriff. Wählen Sie für einen Ordner, den Sie morgen benötigen, „Auf diesem Gerät behalten“, warten Sie auf das Ende des Downloads und testen Sie das Öffnen ohne Netzwerk.

Wie geben Sie Platz frei, ohne die Datei aus der Cloud zu löschen?

Nutzen Sie die Aktion zum Freigeben der lokalen Kopie, statt die Datei in den Papierkorb zu verschieben. In Filarr wartet diese Aktion auf die Bestätigung der Cloud-Kopie und bewahrt Änderungen, die noch nicht hochgeladen wurden.

So gehen Sie vor:

1. Ordnen Sie Ordner nach ihrer Nutzung. Trennen Sie aktive Projekte von Archiven. Die Seite Ordner hilft zu erkennen, was Platz beansprucht.
2. Prüfen Sie die Synchronisierung. Ein ausstehender Transfer oder ein ausgeschöpftes Kontingent ist keine bestätigte entfernte Kopie.
3. Behalten Sie aktive Ordner auf dem Gerät. Denken Sie an Anhänge und PDFs für unterwegs.
4. Nutzen Sie die Cloud bei Bedarf für Archive. Entfernen Sie mit „Speicherplatz freigeben“ in den Speichereinstellungen die dafür geeigneten lokalen Kopien.
5. Kontrollieren Sie das Ergebnis. Öffnen Sie ein Archiv mit Netzwerk und anschließend ein Arbeitsdokument ohne Verbindung.

Ein Dokument in den Papierkorb zu verschieben, bedeutet Löschen. Die lokale Kopie freizugeben, bestimmt ihren Speicherort. Prüfen Sie die Aktion vor der Bestätigung.

Ordner importieren: Originale kopieren oder verschieben?

Seit Filarr 3.9.2 bietet der Importdialog auf dem Desktop die Speicherwahl für den gesamten Ordnerimport: nur dieser Computer, Cloud bei Bedarf oder beides. Sie können außerdem die Originale kopieren oder verschieben.

Beim ersten Import können Sie durch Kopieren die Originale behalten, während Sie das Ergebnis prüfen. Öffnen Sie einige importierte Dokumente, kontrollieren Sie die Ordnerstruktur und warten Sie, bis die für die Cloud bestimmten Dateien vollständig hochgeladen sind.

Wenn Sie Verschieben wählen, entfernt Filarr jedes Original erst nach Prüfung der Kopie im Tresor und meldet Originale, die nicht entfernt werden konnten. Das bestätigt die Tresorkopie, kein unabhängiges Backup. Im Web bleiben die Originale erhalten.

Schützt eine verschlüsselte Cloud auch lokale Kopien?

Filarr verschlüsselt Inhalte auf Ihrem Gerät vor der Synchronisierung und hält den Cache verschlüsselt. Der Server speichert verschlüsselte Inhalte; gelesen wird auf dem Gerät. Die Wahl zwischen vollständiger lokaler Kopie und Cloud bei Bedarf ändert die Verfügbarkeit, ohne die Verschlüsselung aufzugeben.

Ein praktischer Unterschied entsteht bei „Öffnen mit“ Word, Excel oder einer anderen Anwendung: Diese erhält eine temporäre Klartextkopie. Filarr zeigt einen Hinweis und die Schaltfläche „Beenden“, um diese Kopie nach der Nutzung zu entfernen. Die externe Software kann eigene Dateien anlegen. Berücksichtigen Sie das bei sensiblen Dokumenten.

Die Grundlagen erklärt unsere Anleitung zur Zero-Knowledge-Synchronisierung.

Ersetzt Synchronisierung ein Backup?

Nein. Synchronisierung überträgt Änderungen zwischen Geräten, einschließlich Fehlern. Der Versionsverlauf kann manche früheren Zustände wiederherstellen, ersetzt aber kein unabhängiges und getestetes Backup.

Die 3-2-1-Regel der CISA empfiehlt drei Kopien, zwei Arten von Speichermedien und eine Kopie außer Haus. Die Umsetzung mit Filarr erklärt unsere Anleitung zum Sichern verschlüsselter Notizen.

Eine mit „nur auf diesem Computer“ importierte Datei verlangt besondere Aufmerksamkeit: Ihr Inhalt und ihre Versionen werden nicht in die Cloud hochgeladen. Sichern Sie sie, bevor Sie die Originale löschen oder den Computer ersetzen.

Können Sie Dateien ohne Internet öffnen?

Ja, wenn deren Inhalt auf dem Gerät vorhanden ist. Wählen Sie für wichtige Dokumente die Offline-Aufbewahrung und testen Sie das Öffnen vor der Abreise. Eine Datei, die nur in der Cloud-Bibliothek sichtbar ist, kann weiterhin eine Verbindung benötigen.

Lässt sich eine lokale Datei nach dem Verlust des PCs wiederherstellen?

Nur wenn eine weitere nutzbare Kopie existiert. Eine diesem Computer vorbehaltene Datei wird nicht wiederherstellbar, weil ihr Name anderswo erscheint. Eine Wiederherstellungsphrase stellt den kryptografischen Zugriff wieder her; sie erzeugt keine Inhalte neu, die nie gesichert wurden.

Beginnen Sie mit einem Archivordner, halten Sie aktuelle Projekte offline verfügbar und prüfen Sie Ihr Backup. Sie können Filarr herunterladen, das Changelog lesen oder die Hilfe zu lokalen Profilen und Cloud-Konten aufrufen, bevor Sie alle Dateien neu organisieren.